תכנון וארגון אירוע מושלם זו משימה מאתגרת ויש המון על הפרק: מהאוכל, למיקום ועד האטרקציות שבוחרים לשלב. אם אתם רוצים להפוך את האירוע הבא שלכם לשיחת העיר, היעזרו בטיפים הבאים.

בחירה נכונה של מיקום

הדבר הראשון שעליכם לחשוב עליו הוא המיקום. כמובן שעליכם לחשוב על קרבה, נגישות, גודל ונושאים טכניים נוספים. אך אם אתם רוצים ליצור אפקט וואו וחוויה בלתי נשכחת, אנו ממליצים לבחור במיקום מרהיב, שהוא לכשעצמו ייצור רושם מיוחד ויהפוך את החוויה ליוצאת דופן. יש לכם המון אופציות לבחור מהן, כל שעליכם לעשות הוא להיות יצירתיים ולחשוב מחוץ לקופסה, תוך שאתם לוקחים בחשבון את הצרכים הספציפיים שלכם ושל המשתתפים.

צרו רושם ראשוני מיידי

יש לכם רק הזדמנות אחת ליצור רושם ראשוני חיובי, וכדאי שתנצלו אותה. צרו רושם ראשוני כבר למן הרגע הראשון והבטיחו שהאורחים ייהנו מהמסיבה מיד שהם מגיעים. איך תעשו זאת? זה כבר תלוי בכם. אתם יכולים לדאוג שיהיה מארח בכניסה שמברך את המשתתפים ישר כשנכנסים. אתם יכולים לבחור בעיצוב מיוחד או לדאוג שיגישו לכל מי שנכנס כיבוד או כוס יין ישר ליד וכדומה. קחו בחשבון שהרושם הראשוני ישפיע גם על התדמית שלכם בעיני האורחים.

שלבו אטרקציות מיוחדות

אירוע מוצלח צריך לכלול אטרקציות מיוחדות והמון עניין למשתתפים. אתם יכולים להפוך את האירוע להרבה יותר חווייתי על ידי השכרת שולחנות משחק למשל. שולחנות משחק יכולים להפוך את האירוע להרבה יותר קליל, לעורר חיוך על פניהם של המשתתפים, לשבור את הקרח ולהפוך את האווירה להרבה פחות רשמית.

התכוננו מראש עם מספיק אנשי צוות

לפני האירוע עליכם לוודא שיש לכם מספיק אנשי צוות שיוכלו לקבל את פניהם של האורחים ולארח אותם כמו שצריך. אנשי צוות רבים יהפכו את התורים וזמני ההמתנה לקצרים הרבה יותר. מה גם שהם יוכלו לעבור בין המשתתפים עם כיבוד ושתיה, כך האורחים יוכלו ליהנות מהשיחות שלהם ולא יצטרכו לבזבז את הזמן על עמידה בתורים והמתנה לאוכל ושתיה.

המלצה – שימו לב שהתפריט כולל מנות אצבע שקל להחזיק ולאכול במהלך שיחה.

צרו את האווירה הנכונה עם מוסיקה, תאורה וריהוט

החליטו מה האווירה שתרצו ליצור וקבע את הטון באמצעות מוסיקה, תאורה וריהוט. כדי שהאווירה תקלע בול, הקדישו זמן להבין את האורחים שלכם ושאלו את עצמכם מה הם היו מעדיפים. כמו כן החליטו מראש מה תעדיפו: מוסיקת רקע נעימה או מסיבת ריקודים, מקומות ישיבה רשמיים או פינות זולה מפנקות. הבנת אופי האירוע, על המשתתפים בו, תעזור לכם לחשוב על כל הפרטים הקטנים שיסחפו את האורחים ויגרמו להם ליהנות.

ולבסוף זכרו – ככל שתהיו יותר מתוכננים וסגורים על הקונספט שלכם, כך תוכלו להתאים אליו את כל הפרטים הקטנים ואת העיצוב הסופי ולהפוך כל אירוע שגרתי לחוויה של פעם בחיים.