הפקת אירוע בכלל והפקת אירוע עסקי בפרט מחייבת מחשבה, תכנון והקפדה על ביצוע על פי תכנית שתוכננה מבעוד מועד. הצלחת אירוע תלויה במשתנים שונים אבל בעיקר באופן שבו הם משתלבים זה בזה- במיקום, בעיתוי, במיצוי המרבי והמיטבי של הפוטנציאל הגלום בכל אחד מהם.אירוע הוא הזדמנת לחשוף את החברה באמצעות מגוון מוצרי פרסום. אירוע הוא כר נרחב והזדמנות מצוינת לפרסום ולשיווק עצמי.

אירוע עסקי כפלטפורמה שיווקית

אירוע עסקי מושקע ומוקפד טבוע בחותם מחשבה עסקית בכל פרט. מבחינה זו הוא מוכוון מטרה. כאשר אירוע עסקי נערך בחוץ, יש חשיבות רבה לנגישותן ולזמינותן של תשתיות חיוניות ואף קריטיות להתנהלותו – ודאי להצלחתו: אמצעי הגברה,  תאורה (אם וכאשר הוא נערך בשעת ערב) מספר מספיק של כיסאות, במידה שהאירוע כולל הרצאה או צפייה במצגת.

כאשר חברה עורכת אירוע המיועד למשקיעים, ללקוחות פוטנציאליים, לספקים ולכל מי שקשור או יהיה קשור, כמשוער וכצפוי, בקשרים עתידיים עמה, היא ודאי רוצה להיראות מקצועית ומרשימה. חלק מהחזות היוצרת רושם רצוי זה הוא, לדוגמה, במה מקושטת עם סידורי פרחים מרשימים, כרזה המכריזה על תוכן האירוע או כזאת המקדמת את משתתפיו בברכה.

מיתוג בכל פרט

כל פרט וכל פריט עשוי להיות חלק מתפיסה שיווקית ומיתוגית של החברה, לרבות הלוגו והסלוגן שלה המופיע על כרטיסי ביקור שהיא מחלקת, על מחזיקי מפתחות או מגנטים שאף הם מחלוקים כצ'ופר, על מוצרי דפוס שהיא מחלקת, ובהם כלול מידע על אודות החברה, מוצריה או שירותיה.

גם את שירות הקייטרינג ואת פינת הקפה ניתן למתג, לדוגמה באמצעות מפיות, ספלים וצלחות חד פעמיים עם לוגו החברה, מתן דיסק און קי למשתתפי האירוע אף הוא עם סמל החברה. כך ניתן ליצור אפקט מתמשך ויעיל של האירוע החד פעמי ולצרוב בתודעת משתתפיו את קיומה של החברה ובעיקר של מה שהיא מייצרת או משווקת.

חשיבותה של הפקה מקצועית

לכל הדברים שצוינו לעיל  יש חשיבות רבה ליצירת אירוע מושלם אבל על מנת שיהיה כזה, נדרש, כאמור, תכנון מוקפד ביותר. ככל שהאירוע חשוב יותר לבעליו, כך, בהתאמה, גוברת חשיבות שכירת שירות מקצועי של הפקת אירועים. אחד היתרונות של מפיק או מפיקה מקצועיים הוא בכך שהם מייתרים את הצורך של בעל החברה לשבור את הראש על פרטים טכניים, חשובים מאוד כשלעצמם, כאמור, ולהתפנות לתכנון ולמחשבה על תכני האירוע ועל מהלכו.

אירוע מושלם מותנה בייחוד מחשבה, בעשיית מאמץ ובגיוס משאבים נדרשים להצלחתו. כאשר הוא מתוכנן ומופק באופן מקצועי ניתן לאתר בו חולשות ו"בטן רכה" מבעוד מועד ולמצוא מענה. במקום לכבות שרפה – למנוע אש. במקום להיקלע למצב שיחייב אלתור-לתכנן הכול בקפידה ולוודא כי כל הפרטים סגורים וכי לא נותרו קצוות חוטים פרומים. בהצלחה!